Datenschutzhinweise für Kundinnen, Kunden, Mitglieder und Geschäftspartner

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir im Rahmen der Mitgliedschaft, der Kursteilnahme und der Geschäftsbeziehung verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Hinweise gelten für Mitglieder, Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer, Interessenten, Kundinnen und Kunden sowie für Lieferanten und sonstige Geschäftspartner. Für die Nutzung unserer Website gilt zusätzlich die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

HEARTmovement GmbH (Marke „Urban Heroes“)

Valentinskamp 88

20355 Hamburg

Deutschland

Amtsgericht Hamburg, HRB 139761

Vertreten durch die Geschäftsführung: Johanna Braun Amtsgericht Frankfurt am Main, HRB 140202

USt-IdNr. gemäß § 27a UStG: DE304756773

Telefon: +49(40) 5247270

E-Mail: hello.hamburg@urbanheroes.com

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO bestellt. Sie können sich mit allen Fragen und Anliegen zum Datenschutz direkt an ihn wenden:

Niklas Hanitsch

Secjur GmbH

Falkensteiner Straße 40

22587 Hamburg

E-Mail: dsb@secjur.com

3. Welche Daten wir verarbeiten

Je nachdem, in welcher Beziehung Sie zu uns stehen, verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Stamm- und Kontaktdaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, bei Geschäftspartnern zusätzlich Unternehmen, Funktion und geschäftliche Kontaktdaten
Vertrags- und Mitgliedsdaten: Vertragsart und Laufzeit, Mitgliedsnummer, gebuchtes Leistungspaket, Vertragsbeginn und -ende, Kündigungen, Ruhezeiten
Nutzungs- und Buchungsdaten: Kurs- und Terminbuchungen, Teilnahmen, Stornierungen, Check-in-Daten
Zahlungs- und Abrechnungsdaten: Bankverbindung und SEPA-Mandat, Rechnungen, Zahlungsvorgänge, offene Posten, Mahnungen
Korrespondenzdaten: Ihre Anfragen und unsere Antworten, Notizen zu Beratungsgesprächen, Feedback und Beschwerden
Gesundheitsangaben, soweit Sie uns diese im Rahmen der Trainingsplanung mitteilen (siehe Abschnitt 5)
Marketingdaten: E-Mail-Adresse und Name für den Newsletter, Angaben aus Umfragen, Kontaktdaten aus Veranstaltungen und Messen, Reaktionen auf Werbemaßnahmen
Bild- und Videoaufnahmen, soweit Sie hierin eingewilligt haben (siehe Abschnitt 6)
Daten aus der Nutzung unserer Online-Angebote, soweit Sie in das Setzen entsprechender Cookies eingewilligt haben

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1 Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft und des Vertrages

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihren Mitglieds- oder Kundenvertrag zu schließen und durchzuführen: Vertragsverwaltung, Bereitstellung der vereinbarten Leistungen, Verwaltung von Kurs- und Terminbuchungen, Check-in und Zugang zu unseren Studioräumen, Kommunikation zu Ihrem Vertrag sowie Bearbeitung von Änderungen, Ruhezeiten und Kündigungen. Bei Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern verarbeiten wir die Daten zur Abwicklung von Bestellungen, zur Prüfung von Lieferscheinen und Leistungsnachweisen und zur laufenden Korrespondenz.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen). Bei Ansprechpartnern in Unternehmen, mit denen wir einen Vertrag haben, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwicklung der Geschäftsbeziehung mit dem jeweiligen Unternehmen.

4.2 Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung und Buchhaltung

Wir verarbeiten Ihre Zahlungs- und Abrechnungsdaten, um Beiträge und Entgelte abzurechnen, Rechnungen zu erstellen, Zahlungen einzuziehen – bei SEPA-Lastschrift auf Grundlage des von Ihnen erteilten Mandats – und offene Forderungen geltend zu machen. Die Vorgänge fließen in unsere Buchhaltung ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die handels- und steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 238, 257 HGB und § 147 AO, für die Geltendmachung offener Forderungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.3 Kundenanfragen, Interessentenbetreuung und Akquise

Wenn Sie Interesse an unseren Angeboten zeigen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und Ihre Korrespondenz, um Ihre Anfrage zu beantworten, Sie zu beraten, Probetrainings zu organisieren und Angebote zu erstellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Maßnahmen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihrer Anfrage und der Gewinnung neuer Mitglieder.

4.4 Veranstaltungen, Messen und Marktforschung

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten, um Veranstaltungen, Events und Messeauftritte zu planen, durchzuführen und nachzubereiten. Über Befragungen und Umfragen erheben wir Rückmeldungen zu unseren Leistungen, um unser Angebot zu verbessern und an Kundenwünsche anzupassen. Die Teilnahme an Umfragen ist freiwillig.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots und an der Pflege von Kontakten), bei freiwilligen Umfragen und der Anmeldung zu Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. lit. b DSGVO.

4.5 Werbung und Direktmarketing

Newsletter und Werbung per E-Mail: Wir informieren Abonnenten regelmäßig über Neuigkeiten, Kurse, Angebote und Aktionen. Der Versand erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG.

Telefonische Werbung: Werbeanrufe erfolgen nur, wenn Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG.

Zielgruppengerichtete Werbung auf Werbeplattformen: Wir nutzen Werbefunktionen von Werbeplattformen und sozialen Netzwerken (u. a. Google Ads, Facebook/Instagram), um Werbung an Kundinnen, Kunden und Interessenten auszuspielen, Kampagnen auszuwerten und unser Angebot zu optimieren. Dabei können Nutzungsdaten und Kontaktdaten an die Plattformbetreiber übermittelt werden, teilweise über auf unserer Website eingesetzte Pixel und Tracking-Technologien.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über unser Cookie-Banner bzw. bei der Erhebung Ihrer Daten erteilen; § 25 Abs. 1 TDDDG für den Zugriff auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung. Bezüglich Facebook/Instagram bestehen wir und die Meta Platforms Ireland Ltd. als gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO; die Einzelheiten der Verantwortlichkeiten ergeben sich aus der Vereinbarung zwischen uns und Meta.

Widerspruchsrecht: Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke jederzeit widersprechen bzw. Ihre Einwilligung widerrufen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG). Eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten oder der Abmeldelink im Newsletter genügt.

4.6 Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und Rechtsverteidigung

Wir verarbeiten Ihre Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten – insbesondere handels-, steuer- und aufsichtsrechtlicher Vorgaben – sowie zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Gesundheitsangaben im Rahmen der Trainingsplanung

Damit wir Ihr Training sicher und passend zu Ihren Voraussetzungen gestalten können, können Sie uns Angaben zu Ihrem Gesundheitszustand machen – etwa zu Vorerkrankungen, Verletzungen, Beschwerden, Einschränkungen oder Trainingszielen (z. B. im Rahmen eines Anamnese- oder Gesundheitsfragebogens vor dem ersten Training).

Diese Angaben sind besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Ihre Erhebung erfolgt ausschließlich freiwillig und nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zugriff auf diese Angaben haben nur die Trainerinnen und Trainer, die Sie betreuen, sowie die Personen, die die Trainingsplanung verantworten. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); wir löschen die Angaben dann. Ohne diese Angaben können wir Ihnen kein individualisiertes Training anbieten und keine gesundheitsbezogenen Rücksichten nehmen; die Nutzung unseres allgemeinen Angebots bleibt davon unberührt.

6. Bild- und Videoaufnahmen

Bei Kursen, Events und Veranstaltungen entstehen Foto- und Videoaufnahmen, die wir für unsere Website, unsere Social-Media-Kanäle und unsere Öffentlichkeitsarbeit verwenden. Aufnahmen, auf denen Sie erkennbar sind, veröffentlichen wir nur mit Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), im Übrigen §§ 22, 23 KUG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wir entfernen die Aufnahmen dann von den von uns kontrollierten Kanälen. Auf bereits gedruckte Materialien sowie auf Kopien, die Dritte angefertigt haben, haben wir keinen Einfluss.

7. Herkunft der Daten

In der Regel erhalten wir Ihre Daten unmittelbar von Ihnen. Bei Geschäftspartnern und im Rahmen der Neukundengewinnung können Daten auch aus anderen Quellen stammen (Art. 14 DSGVO):

öffentlich zugängliche Quellen wie Handelsregister, Unternehmenswebsites, Branchen- und Adressverzeichnisse
Kontaktdaten, die uns das Unternehmen mitteilt, für das Sie tätig sind
Empfehlungen und Weiterempfehlungen von Kunden oder Geschäftspartnern, soweit datenschutzrechtlich zulässig
Kontakte aus Messen und Veranstaltungen
Betreiber von Buchungs- und Zahlungssystemen, die wir einsetzen

8. Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, insbesondere Studioleitung und Empfang, Trainerteam, Vertrieb und Marketing, Buchhaltung sowie Geschäftsführung.

Außerhalb unseres Unternehmens können folgende Kategorien von Empfängern Ihre Daten erhalten:

Anbieter von Kursbuchungs-, Mitglieder- und Check-in-Systemen als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
IT-Dienstleister für Hosting, E-Mail, Dokumentenmanagement, Telefonie, Wartung und Support als Auftragsverarbeiter
Anbieter von Buchhaltungssoftware und Steuerberater (derzeit DATEV eG als Auftragsverarbeiter für die Buchhaltung)
Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Zahlungen und Lastschriften
Anbieter von Newsletter- und Marketingsoftware als Auftragsverarbeiter
Werbeplattformen und Betreiber sozialer Netzwerke im Rahmen von Abschnitt 4.5 (Google Ireland Ltd. als Auftragsverarbeiter, Meta Platforms Ireland Ltd. als gemeinsam Verantwortlicher)
Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung
Rechtsanwälte, Inkassodienstleister, Gerichte und Behörden, soweit dies zur Durchsetzung von Forderungen, zur Rechtsverteidigung oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte zu deren eigenen Zwecken findet nicht statt.

9. Übermittlung in Drittländer

Im Rahmen der in Abschnitt 4.5 beschriebenen Werbemaßnahmen können Daten an Empfänger in den Vereinigten Staaten von Amerika übermittelt werden. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der jeweilige Empfänger unter dem Framework zertifiziert ist. Im Übrigen erfolgen Übermittlungen in Drittländer nur auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), gegebenenfalls ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der Garantien können Sie bei unserem Datenschutzbeauftragten anfordern.

Wir weisen darauf hin, dass in Drittländern trotz dieser Garantien ein Zugriff staatlicher Stellen auf die Daten nicht in gleichem Maße ausgeschlossen werden kann wie innerhalb der Europäischen Union.

10. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten zur Rechtsverteidigung benötigt werden. Im Einzelnen gelten insbesondere folgende Fristen:

Daten	Speicherdauer
Vertrags- und Mitgliedsdaten	für die Dauer der Vertragsbeziehung; anschließend nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Buchungsbelege, Rechnungen, buchhaltungsrelevante Daten	10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Vorgangs
Geschäftskorrespondenz ohne Belegfunktion	6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Vorgangs
Lieferscheine und Leistungsnachweise	10 Jahre bei Aufbewahrungspflicht nach AO, 6 Jahre bei Aufbewahrungspflicht nach HGB; sonstige Nachweise 3 Jahre nach Erhalt
Daten von Interessenten ohne Vertragsabschluss	1 Jahr nach dem letzten Kontakt
Kontaktdaten aus Veranstaltungen und Messen	1 Jahr nach Abschluss der Veranstaltung; bei Widerspruch sofortige Löschung
Umfrage- und Marktforschungsdaten	1 Jahr nach Abschluss der Erhebung, sofern nicht anonymisiert; bei Widerruf sofortige Löschung
Newsletter- und Marketingdaten	bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Widerspruch
Gesundheitsangaben (Abschnitt 5)	bis zum Widerruf der Einwilligung, längstens bis zum Ende der Vertragsbeziehung
Bild- und Videoaufnahmen (Abschnitt 6)	bis zum Widerruf der Einwilligung

Im Fall eines Rechtsstreits speichern wir die betroffenen Daten bis zur rechtskräftigen Beendigung des Verfahrens und dem Ablauf etwaiger Verjährungsfristen.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung Ihrer Daten beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Soweit wir im Rahmen von Werbemaßnahmen Zielgruppen bilden, dient dies allein der Ausrichtung von Werbung und ist mit keiner Entscheidung über Ihre Person verbunden.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) darüber, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten
Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstige Gründe entgegenstehen
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) für Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage eines Vertrages oder einer Einwilligung automatisiert verarbeiten
Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen; gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen
Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die unter Abschnitt 1 oder 2 genannten Kontaktdaten. Die Bearbeitung ist für Sie kostenfrei; wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Ludwig-Erhard-Straße 22

20459 Hamburg

Telefon: 040 42854-4040

E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Internet: www.datenschutz-hamburg.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden.

14. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten, die zum Abschluss und zur Durchführung des Vertrages sowie zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich sind, ist Voraussetzung für die Vertragsbeziehung. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht schließen oder durchführen. Alle übrigen Angaben – insbesondere Gesundheitsangaben, Bild- und Videoaufnahmen sowie Angaben für Werbezwecke und Umfragen – sind freiwillig und haben keinen Einfluss auf Ihre Mitgliedschaft oder Ihren Vertrag.

15. Stand und Änderung dieser Hinweise

Stand:25.09.2026

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich die Verarbeitung Ihrer Daten oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung stellen wir Ihnen auf Anfrage und auf unserer Website zur Verfügung.